Există oameni care simt orele alunecând printre degete își doresc doar să poată opri timpul. Însă, chiar dacă simți că acesta se mișcă inexorabil și sarcinile continuă să se acumuleze, este totuși posibil să învingi prin organizare! Menținerea unei agende, pe hârtie sau digitală, este esențială pentru a rămâne ordonat. Poți planifica task-uri, iar asta te va ajuta să ai o imagine de ansamblu asupra lucrurilor de care trebuie să ai grijă! Mai mult, cu un program stabilit dinainte, vei fi mai puțin stresat, iai incertitudinea care vine cu faptul că nu poți anticipa munca dintr-o zi va dispărea.

Mai mult decât atât, o agendă datată (dar chiar și una online) oferă șansa de a aloca intervale orare pentru pauze, mai ales când vine vorba de un program supraîncărcat - odihna este importantă. Este chiar indispensabilă pentru productivitate: conform unui studiu realizat în 2014, oamenii care alternează între pauză și timpul de muncă sunt mai productivi la serviciu. Ritmul ideal? Se lucrează 52 de minute, apoi se întrerupe pentru 17 minute.

Managementul timpului

Pentru a beneficia de avantajele oferite de un program bine organizat, trebuie să planifici cu atenție! Potrivit unui studiu din 2012, majoritatea utilizatorilor de internet continuă să-și folosească agenda doar într-un mod rudimentar. Astfel, cercetarea a arătat că sarcinile și reuniunile de prestabilite reprezintă numai 4 zile lucrătoare pe an.

Stabilirea agendei: două abordări, același obiectiv

Dar cum îți poți repartiza task-urile în mod eficient? Prin simpla împărțire în intervale bine definite și adoptarea diferitelor metode. Asta, și delegarea sarcinilor asistentului tău virtual preferat, desigur.

Managementul timpului îți va permite să măsori eficiența, să acorzi prioritate acțiunilor și să efectuezi ajustări în mod regulat, în funcție de evenimentele neprevăzute. Prin organizarea muncii de la o săptămână la alta, se poate evalua importanța sarcinilor îndeplinite, se notează cele care durează cel mai mult și chiar se pot identifica cele care pot fi finalizate mai rapid. Prin aceste metode diferite poți începe programarea săptămânii într-un mod mai inteligent și mai eficient. În plus, vei găsi mai ușor un ritm de lucru ideal!

Pentru a crește cu adevărat productivitatea, este de asemenea imperativ să ai o imagine de ansamblu asupra obiectivelor tale lunare! De fapt, dacă planificarea săptămânală este singurul instrument, ține cont că aceasta nu oferă o imagine suficient de completă a sarcinilor, pentru a putea măsura corect impactul acestora. Prin organizarea agendei lunare, se pot fixa mai multe obiective pe termen lung și nu se vor pierde din vedere obligațiile mai importante.

În afară de sfaturile de organizare pe care le vei pune în aplicare, este important să nu pierzi din vedere alternativa delegării! Eficientizează-ți munca folosind instrumente online și numește responsabili pentru sarcinile de care nu trebuie să te ocupi personal neapărat!

Acestea fiind spuse, o agendă este un instrument puternic atunci când este folosită corect, dar este important să iei în considerare și faptul că modul de lucru al fiecărei persoane este unic. Prin urmare, este important să ai în vedere obiceiurile și nevoile diferite, astfel încât planificarea să nu devină o constrângere, ci mai degrabă o bază solidă pentru munca depusă.