În conformitate cu prevederile Hotărîrii de Guvern nr. 265/12 martie 2008, care cuprinde programul calendaristic al alegerilor locale, primarii au obligaţia ca, pînă pe 1 mai, să realizeze afişajul electoral şi să comunice către Biroul Electoral de Circumscripţie numărul de alegători rezultat din listele electorale permanente şi complementare (cetăţenii Uniunii Europene care pot să-şi exercite dreptul de pe teritoriul ţării noastre). Tot primarii au obligaţia de a aduce la cunoştinţa opiniei publice sediile birourilor de circumscripţii electorale. De asemenea, primarii au misiunea de a pune la dispoziţia partidelor politice, la cerere, listele permanente şi cele suplimentare. Edilii trebuie să propună, în perioada imediat următoare, Prefecturii Constanţa, o listă de persoane, cu studii cel puţin medii şi care nu fac parte dintr-un partid politic, din care vor fi aleşi preşedinţii birourilor electorale ale secţiilor de votare. Şeful Grupului de lucru organizat la Constanţa pentru alegerile locale, subprefectul Adrian Nicolaescu, a declarat că 29 aprilie este termenul limită pentru completarea birourilor electorale de circumscripţie cu membrii partidelor politice, iar pe 1 mai va avea loc tragerea la sorţi privind ordinea candidaţilor care vor fi trecuţi pe buletinele de vot. Nicolaescu a precizat că cei care intenţionează să candideze pentru funcţia de primar, consilier local sau consilier judeţean trebuie să prezinte Prefecturii documente privind: declaraţia de acceptare a candidaturii (conform art. 45 alin. (5) din Legea nr. 67/2004); declaraţie prin care se arată dacă au avut sau nu calitatea de lucrător al securităţii sau de colaborator al securităţii; sînt exceptaţi de la această obligaţie candidaţii care, la data de 22 decembrie 1989, nu împliniseră vîrsta de 16 ani (potrivit art. 5 alin. (1) din Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 24/2008 privind accesul la propriul dosar şi deconspirarea Securităţii); declaraţie de avere şi de interese conform art. 40 din Legea nr. 144/21 mai 2007 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea Agenţiei Naţionale de Integritate, cu modificările şi completările ulterioare. În vederea pregătirii şi organizării corespunzătoare a alegerilor locale, Prefectura a emis ordine administrative pentru stabilirea numerelor circumscripţiilor electorale şi s-a dispus comunicarea dispoziţiilor primarilor privind delimitarea şi numerotarea secţiilor de votare. Totodată, serviciilor deconcentrate li s-a comunicat lista pentru tragerea la sorţi a preşedinţilor şi locţiitorilor Birourilor Electorale de Circumscripţie. Reprezentanţii Prefecturii au precizat că pentru tipărirea buletinelor de vot (pentru tururile 1 şi 2) sînt necesare 663 tone hîrtie de ziar, rolă tip offset, cu lăţimea de 84 cm, grad de alb 70, cu o greutate de 45 g/mp. De asemenea, a fost declanşată şi finalizată procedura achiziţiei publice pentru ştampilele de control ale Birourilor Electorale de Circumscripţie din judeţ, tuşului şi tuşierelor aferente.