La Serviciul Public de Impozite, Taxe şi alte Venituri ale Bugetului Local (SPITVBL) Constanţa a avut loc, la sfîrşitul lunii trecute şi începutul acestei luni, un audit de supraveghere a sistemului de management al calităţii. Instituţia constănţeană a fost certificată în 2006 de către TUV CERT, unul dintre cele mai mari organisme de certificare în domeniul managementului calităţii din Europa, iar potrivit afirmaţiilor directorului executiv al SPITVBL, Virginia Ştefănică, de atunci se realizează în fiecare an un audit de supraveghere. “Ne bucurăm că eforturile noastre se regăsesc în raportul de audit. Nu am avut nicio neconformitate sesizată, ci doar recomandări, în comparaţie cu anii trecuţi. Am făcut tot ce ni s-a cerut în privinţa managementului calităţii, ne-am implicat pentru ca funcţionarii noştri să poată oferi răspunsuri la toate întrebările contribuabililor, iar aceştia din urmă să aibă parte de cele mai bune servicii“, a declarat Ştefănică. Pentru ca SPITBVL să corespundă cerinţelor sistemului de management al calităţii, instituţia a elaborat trei proceduri noi cu privire la recuperarea debitelor, evaluarea performanţelor personalului şi pentru activitatea financiar-contabilă. Documentele care intră/ies în/din instituţie sînt gestionate prin programul Tethys, care permite contribuabililor să afle unde se află cererile depuse spre rezolvare. “Din luna martie 2008, orice document este scanat. Sînt stabilite drepturi de acces în programul PEGAS, utilizat de instituţie în procesele sale. Înregistrările elaborate sînt în parte cerute de legislaţia aplicabilă, iar altele sînt proprii sistemului de management al calităţii. În toate compartimentele au fost văzute documente valabile, lizibile, pe suport de hîrtie sau informatic, accesibile tuturor salariaţilor“, se arată în raportul de audit. În acelaşi raport se mai arată că înregistrările analizate cu ocazia auditului erau lizibile, gestionate corect, constatîndu-se regăsirea uşoară a acestora. “Managementul la cel mai înalt nivel şi-a dovedit angajamentul faţă de îmbunătăţirea eficacităţii sistemului de management al calităţii. Site-ul instituţiei prezintă informaţii de interes pentru contribuabili, afişaje la sediile agenţiilor fiscale privind modul de completare a diferitelor formulare şi actele necesare pentru obţinerea diferitelor certificate; implementarea unui sistem cu bonuri de ordine în două agenţii şi extinderea şi în celelalte două. Politica este afişată în toate serviciile organizaţiei, este cunoscută de salariaţi, care au fost instruiţi cu referire la prevederile acesteia“, se mai arată în raportul amintit. De asemenea, conform rezultatelor auditului, obiectivele anului 2007 au fost îndeplinite în totalitate. În baza obiectivelor generale au fost stabilite obiective cuantificate, specifice fiecărui departament. Ca exemple au fost date creşterea nivelului de încasări în 2008 cu 5% faţă de anul 2007 sau participarea întregului personal la cel puţin un curs extern de pregătire. De asemenea, au fost amplasate afişe pentru informarea contribuabililor în legătură cu faptul că spaţiul ghişeelor este permanent supravegheat video-audio. “În perioada scursă de la precedentul audit s-au înregistrat patru contestaţii (în scădere cu 75% faţă de perioada anterioară) şi 34 intrări în audienţă. Sesizările cetăţenilor au vizat, în majoritate covîrşitoare, aspecte legislative şi nu aspecte care să se fi referit la comportare sau acţiuni ale personalului organizaţiei“, se mai arată în documentul amintit.